Программное обеспечение, которое контролирует движение электронных документов, а также автоматизирует все процессы работы с ними, называется системами электронного документооборота (СЭД). Характеристики и особенности работы таких систем рассмотрим в этой статье.
Документы, которые заверены электронной подписью являются юридически правомерными именно в таком цифровом формате без необходимости их распечатывать. Обмен такими документами называется электронным документооборотом (ЭДО) и происходит внутри организации между разными отделами.
Удаление документов из ЭДО может выполняться вручную и автоматически только главным администратором системы. При этом есть один важный момент — все файлы защищены от случайного или злонамеренного удаления, поэтому рядовому сотруднику такая операция запрещена. Многие типовые функции системы можно выполнить даже без авторизации.
Система электронного документооборота разрабатывается с учетом обеспечения всех требований по безопасному использованию электронных систем в организациях и предприятиях любых сфер деятельности. Поэтому можно быть уверенным, что система защищена от атак и проникновения вирусов. При этом всегда происходит автоматическое резервное копирование документации, архивы с данными хранятся на серверах и в случае полного или частичного удаления бумаг к ним всегда можно вернуться.
СЭД обеспечивает бесперебойную работу предпринимателей, связанную с бумагами и имеет ряд преимуществ:
Для предприятия с небольшим количеством бумаг нецелесообразно внедрять СЭД, такая система подойдет крупным фирмам с большими потоками документооборота. Техническая поддержка фирм разработчиков этих программ работает без выходных и круглосуточно, в каждом регионе есть свой штат представителей для быстрого оказания помощи в установке, настройке, решении проблем с доступом и многими другими.
|
|
