Автоматизация розничной торговли

Торговые сети сегодня представлены различными форматами и активно развиваются. Связано это развитие с информационными технологиями. Компьютер способен обрабатывать информацию по огромному ассортименту из тысяч позиций, что вручную сделать было бы затруднительно. Обычно переходу на электронное оборудование на небольших предприятиях предшествуют индивидуальные причины. Но некоторые из них можно считать общими, что отражается в ряде показателей.

Существующие особенности отрасли

Под розничной торговлей понимают реализацию товаров и услуг поштучно или партиями небольшого размера. Чтобы подобные предприятия могли функционировать, они нуждаются:

• в площадях для размещения торговых точек и администрации;
• в квалифицированном персонале;
• в достаточном количестве товарных запасов на складах и реализационных площадках для обеспечения бесперебойной деятельности.

Получение прибыли подразумевает применение наценки на товар. Какой она будет – зависит от сложившейся ситуации на рынке. На определенные категории товаров размер торговой наценки напрямую устанавливается или ограничен государством. Фактическую покупку подтверждает кассовый чек.

В чеке содержится следующая информация:

• наименование организации;
• цена за единицу и общая стоимость покупки;
• ставка НДС и ее денежное выражение;
• дата совершения покупки;
• адрес и фактическое место продажи.

Об автоматизации

Автоматизация розничной торговли актуальна для магазинов, чья площадь – в пределах 70-350 кв. м, а ассортимент, как правило, не превышает 6000 позиций.

Реализация через прилавок менее эффективна, чем самостоятельный выбор товаров покупателем, ведь во втором случае клиенту проще и удобнее выбирать товар, а сам процесс торговли ускоряется.

Прежде чем проводить автоматизацию, нужно приготовиться к перестраиванию и упорядочению существующего учета. Недостаточно просто приобрести компьютеры. Например, принятый товар не должен быть размещен в торговом зале до того момента, пока он не будет введен в соответствующую базу данных, и только после занесения в память ККТ товары могут быть реализованы.

Основные этапы внедрения автоматизации

Среди необходимых шагов для организаций или ИП выделяют:

1. Собственники и руководители бизнеса должны понимать, зачем им нужна автоматизация. Основными причинами запуска процесса являются:

• желание усовершенствовать учет продукции;
• намерение снизить убытки;
• другие схожие причины.

Все они исходят из попыток усилить собственные позиции на рынке, минимизировать ошибки и защититься от конкурентов. Потому нужно быть готовым вводить меры по снижению затрат, т. к. покупка POS-терминалов и нескольких ПК с программным обеспечением не позволят полностью решить поставленные задачи.

1. Нужно четко представлять, каким должен быть итоговый результат, и соответствует ли он установленным целям. Это в равной мере касается ассортимента, оформления магазина, размещения в торговом зале и т.д. Не стоит забывать и о персонале: нужно принять решение, будет ли для этого выделяться отдельный сотрудник или некоторый объем работ будет делегирован специализированным фирмам.
2. Количество оборудования для торговли должно соответствовать площади помещения, должен соблюдаться принцип максимально комфортных условий для покупателей и сотрудников.
3. Данный этап связан с выбором средств автоматизации, таких как:

• кассовое оборудование;
• весы;
• компьютерная техника;
• программное обеспечение и др.

Здесь можно воспользоваться готовыми решениями компаний, работающих в данной сфере. Практический опыт позволит им подобрать наилучший вариант, подходящий под специфику организации.

1. Очень важно правильно организовать систему безопасности на предприятии. Нужно обеспечить безопасную деятельность организации и помнить о необходимости контроля поведения как третьих лиц, так и персонала. В этом помогут системы видеонаблюдения, средства оповещения и прочие подобные инструменты.

Расходы и необходимое оборудование

Если рассматривать типовой магазин небольшого размера (до 180 кв. м), то автоматизация обойдется примерно в 17 тыс. долл. США. Основные статьи затрат такие:

• покупка POS-систем – оборудования, позволяющего расплачиваться картой при покупке. На каждые 100 кв. м. торговой площади требуется 2 комплекса, включающих также термопринтер для печати чеков и сканер штрих-кодов;
• два персональных компьютера (для бухгалтерии учитываются отдельно), также желателен сервер для хранения информации;
• весовое оборудование – частый элемент затрат, позволит покупателям самостоятельно взвешивать товары;
• принтер, который будет печатать этикетки;
• программное обеспечение.

Только приобретением оборудования расходы не ограничатся. В смету стоит включить:

• расходы на монтаж локальной сети;
• доставка ПК;
• работы по настройке ПО;
• обучение сотрудников (включая руководителей) обращению с новым оборудованием.

Перевод организации на информационные технологии должен осуществляться компаниями, имеющими хорошую репутацию. Это минимизирует риски необоснованного завышения расходов на автоматизацию.

Важно! Итоговая сумма затрат может измениться как в большую, так и в меньшую сторону из-за скидок, поэтапных выплат и т.п.

Возможные причины неудач

Процесс автоматизации прошло огромное количество предприятий и ИП. На основании их опыта можно выделить обычные ошибки, которые допускают собственники бизнеса, а также ресурсы для оптимизации затрат. К ним относят:

1. POS-система в целом – довольно дорогостоящий комплекс. Но не всегда есть нужда во всех элементах системы, потому можно обойтись лишь отдельными составляющими (компьютер или модуль, периферия, ПО), которые потребуются для конкретной торговой точки.
2. Не стоит пренебрегать средствами, которые будут препятствовать кражам из торгового зала. По статистике, можно лишиться около 12% выручки, если не обеспечить сохранность товара. Такими инструментами могут стать:

• оборудование против краж;
• система видеонаблюдения;
• физическая охрана объекта.

Наиболее эффективное решение – использовать все средства в комплексе. При невозможности комплексного подхода максимальное внимание уделяют товару, который больше всего подвержен кражам.

Важно! Окупить все затраты, связанные с системой безопасности, можно за 3 месяца, ведь она сведет к минимуму убытки от краж.

1. В автоматизацию не включаются расходы на приобретение детектора подлинности денежных купюр. Риск поступления фальшивых денег велик, поэтому ориентировочная стоимость детектора в 10 тыс. руб. не выглядит чрезмерной.
2. Стоит идти в ногу со временем. Магазин, в котором нельзя расплатиться картой, теряет значительное число покупателей. А, например, продуктовый магазин будет иметь большую привлекательность, если в нем можно нарезать продукты.
3. Необходимо предусмотреть совместимость приобретаемого оборудования и программного обеспечения к нему, иначе это повлечет дополнительные затраты на исправление ситуации.
4. Автоматизация не отменяет глубокого погружения в бизнес-процессы. Это касается сотрудников всех уровней, которые должны постоянно контролировать ход исполнения задач и корректировать возможные ошибки.

Заключение

Что будет представлять собой учет в магазине без автоматизации? На бумажных носителях выполнять его будет очень сложно, что, в свою очередь, снизит эффективность контроля. Потому рекомендуется внедрить информационные технологии в торговлю, пусть это и повлечет за собой некоторые затраты. Стоит ознакомиться с будущими процессами, запланировать этапы перехода и выбрать надежного партнера, а грамотное решение по автоматизации позволит выполнить процедуру с наименьшими неудобствами и расходами.