Для бизнеса крайне важно не просто достигать запланированного результата, но и отслеживать появление новых технологий, инструментов, методик и практик. Только в таком случае будет возможно удержать занятые позиции и не остаться за спиной конкурентов. В числе последних тенденций стоит выделить довольно частое употребление термина «оператор ЭДО». Хоть электронный документооборот и становится более популярным, далеко не все представители бизнеса знают об операторах ЭДО и понимают их роль в жизнедеятельности современного предприятия.
Причины появления операторов ЭДО
Для начала стоит прояснить, кто такие операторы электронного документооборота. Они представляют собой организации, работающие на коммерческих принципах, которые позволяют предприятиям обмениваться документацией в режиме онлайн с сохранением юридического статуса данного обмена. Иначе говоря, предоставляют возможность (при помощи онлайн-системы или программного обеспечения) участникам документооборота получить и направить документы, которые не утратят юридическую силу.
Причина обратиться в организацию – обмен счетами-фактурами в электронном формате. Согласно требованиям ФНС России только переданные посредством оператора ЭДО счета-фактуры подобного формата могут служить основанием для получения налоговой выгоды. Требование не единственное: передаваемый файл должен обязательно заверяться ключом квалифицированной ЭЦП.
Почему пользуются услугами операторов ЭДО?
Полезные функции операторов электронного документооборота не ограничиваются возможностью обмениваться счетами-фактурами. Таким же способом можно направлять накладные, всевозможные выписки, акты выполненных работ и другие документы. Популярность операторов ЭДО возрастает, и этому способствуют 7 основных причин.
- Обеспечение сохранности документов и их законной силы. Действующее законодательство определяет срок хранения счетов-фактур на протяжении 5 лет. Сервер оператора не ограничивается данным сроком, сохраняя их юридическую значимость. Отпадает и необходимость в создании бумажных копий, и, как следствие, в организации архива документов на предприятии.
- Экономия денежных средств. Самостоятельно организовать ЭДО довольно сложно и затратно. Чтобы обмениваться документами в режиме онлайн, потребуется специальное оборудование и квалифицированный персонал для работы с ним. Если направлять и получать бумажные версии документов, необходимо потратиться на их доставку и последующее хранение. Разнообразие тарифов операторов ЭДО позволяет выбрать самый подходящий из них, на некоторых даже можно бесплатно протестировать возможности системы.
- Интеграция различных информационных систем. ИС, действующие на предприятиях-контрагентах, с высокой долей вероятности могут отличаться. Помогает избежать конфликтности информационных систем их интеграция или веб-клиент, разработанный оператором ЭДО.
- Не нужны повторные соглашения. Если возникла необходимость направить документацию контрагентам электронной почтой, а этих контрагентов много, то нужно каждый раз подписывать соглашение на отправку. Затраты времени только возрастают с увеличением количества партнеров по бизнесу. Если же работать через оператора ЭДО, то согласиться с Регламентом обмена документации достаточно один раз.
- Техническая поддержка. Процесс использования программного обеспечения может вызывать вопросы различной категории сложности. Служба технической поддержки оператора всегда готова оказать помощь в их решении.
- Защищенность данных. Использование ЭЦП не только подтверждает легитимность документов, но и обеспечивает защиту данных от несанкционированного доступа третьих лиц.
- Внесение изменений в законодательную базу и технологический прогресс. Достаточно тяжело следить за всеми изменениями в законодательстве и появлением новых решений в технологиях. Оператор ЭДО принимает на себя такие проблемы.
Почему услуги электронного документооборота предоставляют коммерческие, а не государственные учреждения?
Организация подобной работы потребует значительного финансирования из бюджета. В нашем случае затраты возлагаются на операторов ЭДО, а наличие серьезной конкуренции не позволяет им устанавливать необоснованно высокие расценки на оказываемые услуги.
