Нужно ли вести кассовую книгу для онлайн-кассы

В связи с последними изменениями в законодательстве, компании и ИП могут не применять некоторые формы отчетности при работе с КТТ. Многих предпринимателей стал интересовать вопрос: нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы? Давайте разберемся в этом.

Онлайн-касса: нужно ли вести кассовую книгу?

Согласно обновленным законам при использовании онлайн-кассы оформлять первичные бумажные документы не нужно. К таким документам относятся:

• Журнал кассира КМ-4;
• Справка КМ-6;
• Акты КМ-1, КМ-2, КМ-3 и ряд других учетных документов.

Поскольку все данные об операциях сохраняются в памяти КТТ, их можно распечатать на бумажном носителе в любой момент.

Однако кассовую книгу вести необходимо. Согласно Указанию Банка России № 3210-У, в этом документе должна отражаться вся поступающая наличность. Исключением могут быть агентские и субагентские средства. Записи производятся кассиром и заверяются руководителем.

Книга может быть в бумажном или электронном виде. Если она отсутствует на предприятии, это может грозить штрафом до 50 тысяч рублей. Для должностного лица штраф составит от 4 до 5 тысяч рублей.

При использовании онлайн-кассы данные о работе могут не вноситься лишь в том случае, если по кассе не было движений в течение рабочего дня.

Как вести кассовую книгу при онлайн-кассах

Кассовая книга – это бумажный или электронный документ (если она ведется в электронном виде, то в конце дня ее необходимо распечатать в двух экземплярах).

Книга должна быть прошнурована, пронумерована, заверена печатью (если она используется) и подписью главного бухгалтера и руководителя компании.

В любой организации должен быть сотрудник, ответственный за работу КТТ. Это может быть отдельный кассир или главбух, который будет вносить необходимые записи. Однако контролировать заполнение книги в любом случае будет главный бухгалтер компании.

При составлении отчетности выполняются следующие действия:

• Открытие смены. При открытии смены заносится новая запись, в которой указывается сумма средств на начало дня. Она всегда равна остатку в конце прошедшего рабочего дня.
• Закрытие смены. В конце каждой смены вносятся данные, подводящие итоги дня. Они отражают приход и расход денежных средств. Также указывается остаток на конец дня.
• Заверение записей, сделанных в течение дня. Добавленные за день данные заверяются подписью ответственного работника и ее расшифровкой.
• Передача отчетности главному бухгалтеру. Главбух выполняет проверку предоставленной за день отчетности и утверждает ее.

Этот порядок действует для каждой рабочей смены. Описанные выше требования являются общими и могут различаться в зависимости от того, как организован рабочий процесс на предприятии.

В конце года журнал сшивается. Отчетность и все выданные через КТТ чеки должны храниться в течение 5 лет. После этого данная документация может быть уничтожена.

В организации несколько кассовых аппаратов: как вести кассовую книгу?

Законодательством установлено, что если на предприятии несколько отдельных подразделений, кассовая книга должна быть у каждого. Если их нет, книга должна быть одна.

Использование онлайн-КТТ не избавляет от необходимости составлять отчетность по старинке. Это требование предписывается соответствующими нормативными актами, устанавливающими порядок ведения учета денежных средств в РФ. Таким образом, на сегодняшний день нет законодательных оснований, чтобы исключить заполнение кассовой книги онлайн-кассы.