Возможности, которые нам дает электронный документооборот

Так как без интернета уже невозможно представить нашу деловую жизнь, он оказывает влияние на все ее сферы. В ответ на технологические изменения появились электронные системы документооборота, которые служат для отправки, передачи, приема, обработки, поиска, хранения самых разнообразных документов. Это программное обеспечение, которое позволяет перенести всю бумажную работу компании в электронное поле. Кроме очевидных преимуществ для внутреннего управления документацией, системы намного облегчили взаимодействие между юридическими лицами, официальный документ практически мгновенно попадает к контрагентам.

Электронный документооборот помогает существенно сократить затраты на трудовые и материальные ресурсы, а также экономит время на создание, обработку и хранение документов.

Вот основные бонусы, которые нам дал электронный документооборот:

• стало проще искать, использовать, восстанавливать документы;
• повысилась скорость и эффективность коллективной работы;
• стала возможной продуктивная удаленная работа, ведь сотрудник с правами доступа может работать в любой точке мира;
• документы удобно группировать и сортировать;
• работа вышла на новый уровень безопасности, доступ только у ограниченных лиц, документы не теряются из-за человеческой халатности;
• экономится бумага, а значит реализуется более разумный и ответственный подход к окружающей природе.

Зачем бумага, если у нас в 21 веке есть компьютер? Любой приказ может потеряться, документы могут очень долго доставляться почтой или курьером контрагентам. С электронным документооборотом все происходит быстро и надежно. Сводки, реестры и отчеты создаются автоматически, а значит время сотрудников расходуется эффективно на те задачи, которые не могут быть выполнены автоматически. К тому же минимизируется риск случайных ошибок.

Лучшие СЭД-системы 2020:

• Comindware;
• Directum;
• 1C:Документооборот;
• DocVision;
• ELMA;
• Дело;
• Тезис;
• NauDoc;
• Евфрат;
• MS SharePoint.

Каждая из систем дает много возможностей для эффективного управления документооборотом предприятия, но в то же время имеет свои особенности. Например, в некоторых из них может быть назначен ответственный исполнитель по документу, а в других этой функции нет, какие-то обеспечивают свободную маршрутизацию документов, а другие нет. Важно сравнить функционал и выбрать оптимальное решение для своего бизнеса.