Функции архива

Под архивом часто понимается место, где размещаются важные документы компании. Это отчасти верное представление, но только лишь отчасти. На самом деле, на архив возлагаются самые разные функции, одной из которых является защита информации.

Неважно, размещаете ли вы бумаги в своем офисе или отправляете их на внеофисное хранение, к сведениям, содержащимся в папках, не могут получить доступ посторонние лица. Таким образом, архивное хранение конфиденциальных документов является одной из самых важных функций любого архива.

Как добиваются конфиденциальности?

Если речь идет о хранилище в офисе, то, как правило, все ограничивается закрытым на ключ помещением или сейфом, а также наличием этого ключа у одного, максимум двух, людей. Это, конечно, обеспечивает некоторую конфиденциальность, но о серьезной защите информации в данном случае говорить не приходится. Потому что любой злоумышленник знает, что вот она — компания, вот он — ее архив, а значит, при небольшом количестве сноровки и везения можно получить доступ ко всей информации.

Другое дело, если вы храните бумаги в специально созданном для этого архивохранилище. В этом случае, во-первых, существенно отличается само помещение: оно оборудовано охранной сигнализацией, туда не могут проникнуть посторонние лица и оно находится под круглосуточной охраной. Во-вторых, вместе с вашими документами там хранятся тысячи других бумаг. И все сведения зашифрованы. То есть нигде на папках и коробках не будет написано: «Документы компании ООО «Вас ждет хороший день», счета и акты». А написаны будут ничего не говорящие постороннему человеку шифры. Таким образом, без специального ключа к шифру даже специалист не сможет сказать, где и чьи документы находятся.

И, наконец, в третьих, серьезные организации сразу же прописывают в договоре, кто именно имеет доступ к документам. То есть, даже если придет человек, который принесет удостоверение личности и копию трудовой книжки, где написано о том, что он работает в вашей компании, но в списке его нет, то документы ему выданы не будут.

Другие функции архива

Но и этим не ограничивается работа коммерческих архивов. К списку их задач относится:

• подготовка документов к архивному хранению, то есть к их сдаче в государственные фонды, такая процедура проводится, например, при ликвидации компании;
• обеспечение идеальных условий для хранения ваших бумаг (речь идет о температуре, влажности, световом режиме, пожарной безопасности и т.д.);
• создание архива вашей компании «с нуля»;
• создание электронного архива;
• обучение ваших сотрудников и проведение других образовательных мероприятий.

Порядок в документах — залог четкой и успешной деятельности вашей компании. Без строго понимания того, где найти тот или иной файл, без уверенности в том, что все бумаги находятся в безопасности — как физической, так и «моральной» — невозможна эффективная работа офиса. Чем больше у вас контрагентов, тем большей четкости нужно добиться в работе архива. И если вы не уверены в своих силах, то лучше доверить эту работу профессионалам.